Verwerking persoonsgegevens

1. Inleiding

De verwerkingsverantwoordelijke, Keen & Wise BV, met maatschappelijke zetel te Coremansstraat 34, 2600 Berchem, met ondernemingsnummer 0674.498.210, hecht veel belang aan correcte verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Deze nota is van toepassing op alle diensten die Keen & Wise verstrekt en alle activiteiten die Keen & Wise uitvoert. Wij vragen u deze nota met de nodige zorg te lezen.

Door uw persoonsgegevens met ons te delen, verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Privacy Notice inzake gegevensbescherming en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de verwerking van deze gegevens.

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteert Keen & Wise de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) vanaf haar inwerkingtreding op 25/05/2018.

2. Persoonsgegevens

Naargelang uw activiteiten en uw relatie met Keen & Wise deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, emailadres, telefoon- en gsm-nummer).

U bent verantwoordelijk voor de volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevens die u ons verstrekt. Als uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit zo snel mogelijk te melden.

3. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

3.1. Klantgegevens

Klant- en contactgegevens van zijn klanten (zowel huidige als potentiële) en opdrachtgevers en van hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Deze verwerkingen dragen bij aan de onderhandeling en uitvoering van de overeenkomsten met de betrokken medecontractanten, het beheer van klanten en dienstverleners, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn het onderhandeling en uitvoering van de relevante contracten, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de Aangifte van Werken 30bis) en/of het gerechtvaardigd belang van Keen &Wise.

3.2. Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Keen & Wise verzamelt de identiteits- en contactgegevens van zijn leveranciers en onderaannemers en van hun eventuele (sub)onderaannemer(s), personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Deze verwerkingen dragen bij aan de onderhandeling en uitvoering van de overeenkomsten met de betrokken medecontractanten, het beheer van de leveranciers, onderaannemers en dienstverleners, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden en doeleinden zijn de onderhandeling en uitvoering van het contract, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de Aangifte van Werken 30bis, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of het gerechtvaardigd belang van Keen & Wise.

3.3 Gegevens van personeel

Keen & Wise verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van zijn werknemers voor het personeelsbeheer en de loonadministratie. Vanwege haar specifieke aard wordt de verwerking van deze gegevens meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

3.4 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers, onderaannemers, dienstverleners en personeel verwerkt Keen & Wise ook persoonsgegevens van anderen, zoals nieuwe of potentiële klanten, nuttige contacten binnen relevante sectoren, netwerkcontacten, deskundigen, direct marketingcontacten, enz. Deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgronden zijn het gerechtvaardigd belang van Keen & Wise en/of in bepaalde gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

4. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie tussen de betrokken partijen. Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit de systemen van Keen & Wise worden verwijderd, tenzij het gegevens betreft die Keen & Wise op basis van specifieke wetgeving langer moet bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nodig en/of nuttig zijn.

5. Rechten

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die Keen & Wise over u bijhoudt en na te gaan waarvoor ze worden aangewend.
Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen en om uw onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
Recht op gegevenswissing of -beperking: u heeft het recht om Keen & Wise te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Keen & Wise kan de gegevenswissing of -beperking weigeren van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de loonadministratie, de uitvoering van een overeenkomst of zijn gerechtvaardigd belang en dat zolang de gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u Keen & Wise heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omwille van ernstige en legitieme redenen. U kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die Keen & Wise nodig heeft voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
Recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien Keen & Wise hiervoor over een andere rechtsgrond beschikt.
Automatische beslissingen en profilering: Keen & Wise bevestigt dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledig geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan de bovenstaande rechten uitoefenen door u te wenden tot privacy@keen-wise.be

6. Overdracht van gegevens aan derden

Bepaalde persoonsgegevens van werknemers die de werkgever verzamelt, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derden (zoals de IT-leverancier, boekhouder, revisor, ...) evenals door de overheid (bijvoorbeeld de Aangifte van Werken 30bis, de elektronische aanwezigheidsregistratie of bij het meedingen naar overheidsopdrachten).

Het is mogelijk dat één of meer bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een adequaat beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en mogen ze enkel gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere derde partijen. Dit zou het geval kunnen zijn als Keen & Wise geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd wordt, zijn activiteiten worden overgedragen of indien het failliet verklaard wordt. Ook is het mogelijk dat uw persoonsgegevens moeten worden doorgegeven vanwege een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. In dat geval zal Keen & Wise redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over die overdracht aan andere derde partijen. U erkent en begrijpt evenwel dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Keen & Wise zal uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of ze commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

7. Technische en organisatorische maatregelen

Keen & Wise neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens op een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en ze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet-toegestane inzage of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan Keen & Wise aansprakelijk worden geacht voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.

8. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens verleent Keen & Wise toegang tot uw gegevens aan zijn werknemers, medewerkers, aangestelden en onderaannemers. Keen & Wise garandeert een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen op te leggen aan deze werknemers, medewerkers, aangestelden en onderaannemers.

9. Overige

Indien u na het lezen van deze nota inzake gegevensbescherming verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u zich wenden tot:
privacy@keen-wise.be.